Nyt se on sitten julkaistu!

IlmapallotUusi intra nimittäin! On hienoa nähdä työn tulos pitkän rutistuksen jälkeen. Joitakin lastentauteja intrassa vielä on, mutta onneksi on kesä aikaa korjailla niitä. Ensi lukuvuosi aloitetaan sitten elokuussa upouuden intran kera!

Sitä ennen – nautitaan kesästä!

Teksti: Teija Pekkarinen

Uusi intra sai arvosanan 3,9

thumbsupUuden intran pilottikäyttäjiä pyydettiin arvioimaan uutta intraa ja sen ominaisuuksia asteikolla 1-5 (asteikko: 1=negatiivinen, 5=positiivinen). Kyselylomakkeen täytti ainoastaan 20 henkilöä, joten tuloksia voi pitää lähinnä suuntaa-antavina. Uusi intra sai kokonaisarvosanaksi 3,9.

Noin 80 prosentille vastaajista syntyi positiivinen ensivaikutelma uudesta intrasta. Erityisen tyytyväisiä käyttäjät olivat uudistuneeseen ilmeeseen. Jopa reilut 90 prosenttia antoi uudelle ilmeelle arvosanan 4 tai 5.

Noin 75 prosenttia vastanneista piti intranetin perusrakennetta selkeänä ja löysi itselleen tärkeän tiedon helposti. Seitsemän prosenttia oli kuitenkin sitä mieltä, että rakenne oli hankala hahmottaa. Esimerkiksi koulutusohjelmien materiaalit oli osan mielestä vaikea löytää.

Vastaajilta kysyttiin, kokivatko he sisältösivujen, eli opinto-oppaan, Kompassin, kampus-sivujen ja johtamiskartan jäsentelyn selkeäksi. Noin 75 prosenttia koki sen selkeäksi. Lisäksi noin 70 prosenttia vastaajista oli sitä mieltä, että Kompassin uusi jäsentely auttaa löytämään tiedon helpommin kuin aikaisemmin.  Joukkoon mahtui kuitenkin myös niitä, joiden mielestä uusi jäsentely oli sekava (7 %).

Uusista toiminnallisuuksista koettiin hyödyllisiksi tapahtumakalenteri, vuosikello, roolin vaihtamismahdollisuus ja kampus-sivut. Henkilöstö koki Kehitä ja kiitä -palstan selkeästi hyödyllisemmäksi kuin opiskelijat. Keskustelupalstan, kirpputorin ja johtamiskartan (näkyy vain henkilöstölle) hyödyllisyys jakoi käyttäjien mielipiteitä eniten.

Noin 75 prosenttia vastanneista piti sisältö- ja henkilöhakua toimivina. Postituslistahaku sen sijaan sai sekä kehuja että kritiikkiä.

Esteettömyydessä olisi selkeästi kehitettävää, sillä 15 prosenttia piti tekstiä ja linkkejä vaikealukuisina. Myös otsikoissa käytettyjen termien ymmärrettävyyteen sekä oikean reunan navigoinnin selkeyttämiseen on hyvä kiinnittää huomiota intranetin kehittämisessä.

Kiitokset kaikille vastanneille!!

Teksti: Teija Pekkarinen

Yhteisöllinen intranet tulee – halusit tai et

Yhteisö-välilehdeltä löytyvät muun muassa kirpputori "Basaari" sekä TAMKin Facebook-sivujen syötteet.

Yhteisö-välilehdeltä löytyvät muun muassa kirpputori ”Basaari” sekä TAMKin Facebook-sivujen syötteet.

Tiedätkö, mikä on TAMKin uuden intran toivotuin ominaisuus? Vastaus: Kirpputori!

Yhteisöllinen tai sosiaalinen intranet on nyt kova sana. Suomen paras intranet 2013 –kilpailussa yksi keskeisistä trendeistä oli avoimuuden ja yhteisöllisyyden lisääminen. Tästä trendistä kertoo myös se, että sähköpostiini tulvii mainoksia siitä, kuinka rakennetaan yhteisöllinen intranet.

Perinteisesti intranet on ollut yksisuuntainen viestintäkanava, jonka kautta välitetään tietoa organisaation jäsenille. Yhteisöllisellä intranetillä tarkoitetaan verkkopalvelua, jossa myös käyttäjien on mahdollista osallistua vuorovaikutukseen. Yhteisöllisissä intraneteissä käytetään sosiaalisesta mediasta tuttuja työkaluja, kuten esimerkiksi blogeja, keskustelufoorumeja, kommentointimahdollisuutta, sisältöjen arvottamista ja rss-feedejä.

TAMKin uusi intranet sisältää yleisimpiä introissa käytettyjä yhteisöllisiä ominaisuuksia.  Sieltä löytyy TAMKin Facebook-sivujen uusimmat syötteet, linkit TAMKin blogien uusimpiin juttuihin, mahdollisuus käydä keskustelua Keskustelufoorumilla sekä ostaa ja myydä kirpputori Basaarissa. Lisäksi käyttäjillä on mahdollisuus kommentoida ja tykätä tiedotteita, kuin myös muitakin intranetin sisältöä.  Kaikki vuorovaikutus tapahtuu käyttäjän omalla nimellä – ja mahdollisesti myös naamalla, sillä käyttäjä voi lisätä intraan myös oman kuvansa.

Tunnettu intranet-aiheinen konsultointiyritys Prescient Digital Media havaitsi viime vuonna tekemässään tutkimuksessa, että jo 70 % noin 650 vastanneesta yrityksestä käytti joitakin yhteisöllisiä työkaluja intranetissään.

Skeptikot voivat kysyä, miksi korkeakoulun intranetin täytyy olla yhteisöllinen. Tähän voi vastata, että eikö nimenomaan korkeakoulun intranetin tule olla yhteisöllinen, sillä suurin osa käyttäjistä on opiskelijoita, joille verkkopalveluiden yhteisöllisyys on arkipäivää?

Ja vaikka kaikista vuorovaikutuskanavista, kuten kirpputorista tai sisältöjen tykkäämisestä, ei suoranaista hyötyä päivittäisessä työssä olisikaan, houkuttavat mielenkiintoiset sisällöt (toivon mukaan) kurkkaamaan intraan nykyistä useammin – ja sitä kautta löytämään myös päivittäistä työtä tai opiskelua helpottavan tiedon lähteille entistä paremmin.

Lähteet:
www.sosiaalinenintranet.fi
http://blogit.solita.fi/tyopoydalla/tag/suomen-paras-intranet
www.atbusiness.com/fi-fi/Blog/Yhteisollinen-intranet-trendit.aspx
www.sulava.com/2013/02/suomen-parhaan-intranetin-tekevat-ihmiset

Teksti: Teija Pekkarinen

Uuden intran pilotointi on alkanut

Keskustelupalstalla on kommentoitu aktiivisesti uutta intraa.

Keskustelupalstalla on kommentoitu aktiivisesti uutta intraa.

Intra-pilotti käynnistyi noin viikko sitten.  Pilottiryhmä on antanut aktiivisesti palautetta intran keskustelupalstan kautta. Ensivaikutelmat ovat olleet pääasiassa positiivisia, vaikka viilattavaa vielä riittääkin ennen varsinaista julkaisua!

Intraa pilotoi tällä hetkellä noin 300 henkilön joukko. Pilotissa mukana ovat median koulutusohjelman opiskelijat ja henkilöstö, TAOKKin henkilökunta, lukuisia muun henkilöstön jäseniä, opot, opintosihteerit sekä Tamkon aktiivit. Lisäksi ryhmä median ja TAOKKin opiskelijoita tutkii intran käytettävyyttä osana opintojaan.

Useimpien pilotoijien ensivaikutelma uudesta intrasta on ollut positiivinen. Myös paljon pientä viilattavaa löytyy koko ajan. Epäkohtien löytäminen onkin pilotin tarkoitus, jotta voimme korjata nämä seikat ennen varsinaista julkaistua.

Palautetta otetaan siis edelleen innolla vastaan!

Teksti: Teija Pekkarinen

Jotta tieto löytyisi paremmin

Uuden intran tavoite numero yksi on tiedon jäsentely niin, että käyttäjän on nykyistä helpompi löytää etsimänsä. Lisäksi uusi, tehokas hakukone auttaa tiedon etsijää.

Opinto-opas: Opiskelijan keskeisin tietopaketti on opinto-opas. Opinto-oppaasta tullaan julkaisemaan www-version lisäksi intranet-versio, joka on www-opasta laajempi. Intranet-oppaaseen sisällytetään myös tarkemmat opintoihin liittyvät ohjeet, jotka aikaisemmin sijaitsivat laatukäsikirja Kompassissa. Näin opiskelija löytää tiedot yhdestä paikasta. Opiskelijaryhmä on myös suunnitellut opinto-oppaalle uuden rakenteen.

IT-ohjeet: Tietojärjestelmien käyttöohjeet olivat ajansaatossa levinneet useampaan paikkaan. Uudessa intrassa kaikki ohjeet löytyvät yhdestä paikasta.

Kampus-välilehti: Kaikille kampuksille tehdään oma välilehti, jonne kootaan esimerkiksi infopisteen ja opinto-toimiston aukioloajat, kartat, pysäköintiohjeet, ruokalistat, tietoa kulkuoikeuksista ja kiinteistön huoltopalveluista.

Oman kampuksen välilehdelle päätyy navigaatiosta automaattisesti. Muiden kampusten sivuille pääsee alasvetovalikon kautta.

Oman kampuksen välilehdelle päätyy navigaatiosta automaattisesti. Muiden kampusten sivuille pääsee alasvetovalikon kautta.

TAOKK tulee samaan oman opinto-oppaan, joka julkaistaan sekä intranetissä että www-sivuilla.

Kompassiin oikopolkuja ja oma välilehti johtamistiedolle

Kompassi: Laatukäsikirja Kompassi on henkilöstön keskeisin tietopaketti. Kompassiin on tehty oikopolkuja eri näkökulmista. Kaikille TAMKilaisille tärkeät perusasiat, kuten esim. työsuhteeseen liittyvät tiedot, on koottu otsikon ”Henkilöstön perustieto” alle. Linkit opettajan ohjeisiin ja sisäisiin palveluihin löytyvät jatkossa jo Kompassin etusivulta. Huom! Henkilöstön perustieto tulee korvaamaan Wikissä tällä hetkellä olevan Perehdyttämismateriaalin.

Tältä uusi Kompassi näyttää.

Tältä uusi Kompassi näyttää.

Johtamiskartta: Johtamiseen ja esimiestyöhön liittyvät asiat kootaan Johtamiskartta-nimiselle välilehdelle.

Googlen hakukone auttaa etsijää

Intrassa otetaan käyttöön Googlen hakukone, joka etsii tietoa intran lisäksi myös TAMKin wiki-sivuilta ja www-sivulta. Hakutuloksia on mahdollisuus rajata esimerkiksi tietosisällön tekijän tai tiedon sijainnin perusteella.

Kirjanmerkkaamalla tärkeät sivut jemmaan

Voit kirjanmerkata itseäsi kiinnostavat sivut klikkamalla Kirjanmerkkaa tämä sivu –linkkiä. Omat kirjanmerkit löydät kootusti etusivulta.

Tiedon jäsentely on tehty tietosisällöistä vastaavien toimintojen johdolla. Suuret kiitokset kaikille niille opiskelijoille ja henkilöstön jäsenille, jotka ovat osallistuneet työskentelyyn!

Teksti: Teija Pekkarinen

Miksi uusi intra?

Uusi intranet– Vuodesta 2010 lähtien, jolloin TAMK ja PIRAMK yhdistyivät, olemme eläneet eräänlaista välivaihetta. Entisen TAMKin intranetin päälle on tehty väliaikaisia ratkaisuja ja paikkailuja. Nyt olemme vihdoin siirtymässä yhteiseen, uuteen ja meille räätälöityyn intraan, aloittaa viestintäpäällikkö Leena Stenman.

– Projektia on viety käytettävyys edellä. TAMKilaisten palautetta ja kommentteja on kuunneltu, ja uuden intran myötä toivottavasti suureen osaan tarpeita vastataan.

Alkukesän aikana julkaistavan uuden intranetin tavoitteena on ennen kaikkea tuoda tieto helposti saavutettavaksi tehokkaan hakukoneen ja selkeän jäsentelyn ansiota. Myös kehittyneempi ja monipuolisempi tiedotepalsta tulee helpottamaan tiedon löytymistä ja kohdentamista.

– Yritämme kannustaa TAMKilaisia lisäämään tiedottamista intranetin kautta sähköpostin sijaan, jotta sähköpostiähky helpottuisi, lisää Stenman.

Tarkoitus on myös edistää yhteisöllisyyttä sekä lisätä vuorovaikutusta TAMKissa.

– Toivomme muun muassa sisältöjen kommentointimahdollisuuden ja keskustelupalstan houkuttavan käyttäjiä aktiiviseen vuorovaikutukseen, intranet-projektin projektipäällikkö Teija Pekkarinen sanoo.

Verkkopalvelusuunnittelija Katja Jouttela muistuttaa, että työ ei lopu uuden intran julkaisemiseen.

– Jotta TAMKilaiset ottavat uuden intran omakseen, sen ylläpidon on oltava aktiivista, ja sinne on tuotava kiinnostavaa sisältöä. Tarkoitus on myös kehittää intranetiä vaiheittain. Nyt ensimmäisessä vaiheessa julkaistaan tärkeimmät ominaisuudet ja lisää on tulossa myöhemmin.

Uusi intranet tulee myös integroimaan erilliset opettajan ja opiskelijan työpöydät, jotka rakennetaan korkeakoulujen yhteishankkeina.

Lue lisää projektista kohdasta Projektin esittely >

Teksti ja kuva: Aino Yrjänä